企業(yè)費用報銷就像一面鏡子，可以反映企業(yè)治理的方方面面：

簽署流程和簽署權(quán)力的大小反映了公司的內(nèi)部控制水平；

發(fā)票審核和費用歸屬可以體現(xiàn)公司的稅控風(fēng)險意識；

是否存在公款私用、貪污浪費，可以鑒別高管的廉潔程度；

費用的走勢可以透視公司的經(jīng)營效率。

Y公司是一家供應(yīng)鏈服務(wù)提供商，擁有一套完整的費用報銷。

以Y公司的費用報銷制度為例，介紹了企業(yè)費用報銷制度的建立、流程管理和風(fēng)險防控策略。

一、企業(yè)費用報銷的制度建設(shè)

(一)構(gòu)建費用報銷體系的原則

(1)堅持必要性、合理性、合規(guī)性和經(jīng)濟性原則。

企業(yè)的每一分錢都要用在刀刃上，發(fā)揮最大價值。所以要建立規(guī)章制度，制定費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，建立一套費用報銷制度。

(2)堅持規(guī)范報銷流程，嚴(yán)格控制的原則。

按照先審批后支出、審批權(quán)限、前條不清后不借、報銷單據(jù)附件必須齊全的要求，規(guī)范費用報銷流程，嚴(yán)格管控，防止和杜絕腐敗浪費。

(3)分類管理原則

報銷費用按對象分為差旅費和業(yè)務(wù)招待費，分別制定管理辦法進行管理。

(4)嚴(yán)格問責(zé)原則

費用報銷和貨幣資金支付的審批應(yīng)建立“誰審批誰負責(zé)”的責(zé)任追究制度。審核人和批準(zhǔn)人應(yīng)對自己審核批準(zhǔn)支付的貨幣資金負責(zé)，以防范貨幣資金風(fēng)險，確保公司資金安全。違規(guī)批準(zhǔn)支付的，對應(yīng)審核人、批準(zhǔn)人以失職論處，并對由此造成的不良后果承擔(dān)連帶責(zé)任。

(二)費用報銷管理的框架

1.制定報銷標(biāo)準(zhǔn)

差旅費根據(jù)員工級別和出差地點，分別制定交通費、住宿費和伙食費標(biāo)準(zhǔn)，分別制定餐飲費標(biāo)準(zhǔn)。超出標(biāo)準(zhǔn)，需要接待人員的上一級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則超出部分不予報銷。

2.規(guī)范報銷流程

報銷業(yè)務(wù)招待費時，需要填寫“業(yè)務(wù)招待費申請表”，詳細注明招待時間、地點、人員等信息，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負責(zé)人簽字后，送財務(wù)人員審核。

3.建立集中管理的費用報銷。

原則上由公司行政部統(tǒng)一安排費用和結(jié)算。如部門因公需要招待，需提前申請，經(jīng)公司負責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。

4.建立事前制度

比如員工報銷差旅費前必須提交出差申請單，報上級領(lǐng)導(dǎo)和人事審批。出差申請表上的出差日期應(yīng)與出差期間開具的發(fā)票上的日期一致。

5.強化問責(zé)制度。

舞弊違紀(jì)的金額不予報銷。對已報銷的，除責(zé)令報銷人員退回違紀(jì)金額外，對報銷人員處以違紀(jì)金額5-10倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退并作進一步處理。在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下，審核人、審批人簽字報銷的，對審核人、審批人處以違規(guī)報銷金額10-50的罰款。

6.建立備用金管理制度。

如果員工因出差或其他原因借款，他/她應(yīng)如實、認真地填寫借款單，并應(yīng)

二、費用報銷的流程管理

完善的費用報銷流程對于費用的有效管理和控制非常重要。那么，員工報銷費用需要誰簽字？

一般來說，部門經(jīng)理簽字的作用是證明業(yè)務(wù)真實，財務(wù)部簽字的目的是審核發(fā)票和金額，批準(zhǔn)預(yù)算，財務(wù)總監(jiān)簽字的目的是了解資金流向，副總或總經(jīng)理簽字的目的是批準(zhǔn)資金支出。按照這個思路，Y公司規(guī)定一般中型費用需要部門經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)、分管副總簽字，如果公司還沒有下發(fā)費用預(yù)算，則需要總經(jīng)理簽字。其具體做法如下

(一)明確審批權(quán)限和控制責(zé)任。

具體來說，一是制定和完善審批流程，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)的范圍和權(quán)限以及相應(yīng)的責(zé)任；二是編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指南，規(guī)定特別授權(quán)的范圍和權(quán)限，嚴(yán)格控制和監(jiān)督特別授權(quán)；三是規(guī)范企業(yè)各級管理者在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力和責(zé)任；四是重大事項集體決策和審批或聯(lián)合會簽制度。比如Y公司，規(guī)定費用超過預(yù)算，公司會增加預(yù)算管理員和財務(wù)總監(jiān)的審批，金額大的話，需要總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)簽字確認。

(2)建立職責(zé)分離、相互監(jiān)督的報銷管理制度。

公司規(guī)定報銷經(jīng)辦人員、審核人員、付款執(zhí)行、檢查的職責(zé)要分離，報領(lǐng)導(dǎo)審批、審核、付款、事后等各個環(huán)節(jié)不得由同一人執(zhí)行，任何級別的業(yè)務(wù)人員都無權(quán)對自己的費用進行審核簽字，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)，以防止內(nèi)部舞弊。

(3)優(yōu)化流程，開發(fā)和提高費用報銷效率。

過去由于報銷操作復(fù)雜，員工在報銷過程中往往容易出錯，導(dǎo)致后期審批效率低下。為了解決這個問題，Y公司成立了研發(fā)團隊，充分利用IT技術(shù)，建立了一套人性化的費用報銷，實現(xiàn)了報銷費用的自動化處理，降低了報銷的差錯率，提高了工作效率。

第三，費用報銷管理和風(fēng)險防控

Y公司在工作中加強了費用報銷的管理和風(fēng)險防范，具體采取了以下管理和防范措施。

(1)加強預(yù)算管理。

對于偶爾發(fā)生的費用，按照用途和目的進行分類，按照檔次制定標(biāo)準(zhǔn)；對于員工各種費用的長期使用，在制定預(yù)算的同時要制定詳細的使用計劃。計劃和預(yù)算應(yīng)盡可能詳細和全面，財務(wù)人員應(yīng)審查計劃和預(yù)算的合理性和可靠性。在制定計劃和預(yù)算時，要充分發(fā)揚民主，及時公開討論，充分接受員工的建議。將計劃精確到周、日，更便于執(zhí)行計劃。計劃執(zhí)行中，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行合理調(diào)整。按照計劃，對應(yīng)部門的主管要按月考核，并與績效掛鉤。在費用報銷的審批中，將優(yōu)先考慮預(yù)算管理范圍內(nèi)的費用，對超出預(yù)算的費用必須進行更嚴(yán)格的審批。

(二)將成本管理納入成本考核體系。

需要對企業(yè)的費用報銷進行整體控制。根據(jù)實際情況，總費用指標(biāo)應(yīng)分解到各職能部門，再由各部門分解到各職能組和職能人員，形成“下級保證上級，一層保證下級”的指標(biāo)分解體系

首先是管理高管的職務(wù)消費，重點防止高管在招待費、會議費、培訓(xùn)費、差旅費、辦公用品等項目中利用職務(wù)消費進行虛報，嚴(yán)格監(jiān)控權(quán)力濫用，通過公示高管費用實施全程監(jiān)管。其次，要加強對虛報、超標(biāo)的審核。比如，員工以給公司辦理業(yè)務(wù)為名，用燃料、餐費等私人費用中飽私囊，用其他合理票據(jù)代替不允許報銷的項目，超出預(yù)算或規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，甚至為虛假業(yè)務(wù)購買虛假發(fā)票。

為了防止虛報，財務(wù)人員應(yīng)加強對原始憑證的審核。

比如報銷住宿費時，財務(wù)人員要核對酒水住宿費是否與出差申請表上的時間相符，是否提供酒水開具的水費單；機票費用是否以旅游行程和出差申請表為依據(jù)；報銷加班出租車費時，需要核對票面時間應(yīng)與提供的加班表中的時間一致；報銷餐費時，要核對銀行信用卡上的時間和發(fā)票上的時間是否一致；報銷辦公用品時，要檢查是否有商品明細和入庫單據(jù)。通過核對原始單據(jù)的細節(jié)來驗證業(yè)務(wù)的真實性，可以杜絕虛假報銷的存在。

(4)嚴(yán)格控制支付環(huán)節(jié)。

對付款環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格的檢查和控制，不僅可以保證會計核算的質(zhì)量，避免因粗心而出錯，還可以防止出納職務(wù)犯罪的發(fā)生。

(5)加強事中事后控制。

建立費用的監(jiān)控和制度，每月及時清理其他應(yīng)收款，匯總報銷費用，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報每月費用完成情況和考核結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞。

(六)加強風(fēng)險防控。

費用報銷存在諸多潛在涉稅風(fēng)險，如：發(fā)票審核不嚴(yán)，導(dǎo)致假票、無效票入賬；把工資支出當(dāng)成差旅費，導(dǎo)致少交個人所得稅；不能全部稅前扣除的費用計入其他科目，如差旅費等，導(dǎo)致少繳企業(yè)所得稅；禮品作為費用報銷，比如給客戶維護買禮品。為了降低涉稅風(fēng)險，費用報銷要統(tǒng)一，即會計分錄、憑證、審批單據(jù)、發(fā)票要一致。財務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格控制和審核費用，避免將員工工資費用和員工福利列入費用。

總之，企業(yè)費用報銷管控是否有效，完善的報銷制度是根本，有效的流程管理是保障，合理的管控方法是途徑。在費用報銷過程中，還存在很多不確定的風(fēng)險因素，需要財務(wù)人員加強學(xué)習(xí)，提高風(fēng)險防范意識。同時也要求企業(yè)的每一個員工都要樹立風(fēng)險防范意識。針對各企業(yè)不同的業(yè)務(wù)類型和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)應(yīng)從自身實際出發(fā)，建立和完善適合本企業(yè)的費用報銷制度和控制方法，確保費用報銷得到合理控制。